Haarlem - Of zoals zij het zelf noemen “de volgende stap in het digitaal verwerken van facturenâ€. Het OOZ kende namelijk al een volledig geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen. Alleen kon dit proces nog meer gestroomlijnd verlopen. Dus stapte zij met behulp van Preadyz over op ProActive in combinatie met Exact Online.
“Wij wisten dat het anders, slimmer en beter konâ€, vertelt directeur Bedrijfsvoering Frans Steine. “In ProActive is er meer controle over onze manier van werken. Je hebt een duidelijk overzicht van goedgekeurde facturen en openstaande facturen. En het systeem werkt ook nog eens gebruiksvriendelijk.
Daarnaast is de Spend Cloud voorbereid op de toekomst van het OOZ. We willen steeds minder werken met contant geld en dit uiteindelijk bannen uit de organisatie. De Spend Cloud biedt daar met de optie Kas & Pas de mogelijkheid voor.â€
Senior financieel medewerker Erik Seinen juicht het werken met ProActive ook toe. “We willen graag een efficiënte factuurstroom bereiken. Dat houdt in dat we van ontvangst tot betaling zo min mogelijk tussenstappen willen maken voor de verwerking van facturen. Dat was tot nu toe een omvangrijk aantal handelingen, aangezien we 40 scholen hebben. Een voorbeeld: hiervoor kwamen facturen nog deels binnen op de scholen. In de Spend Cloud hebben we een centraal e-mailadres dat bestemd is voor alle facturen. Deze facturen komen rechtstreeks binnen in de postbus van ProActive. Verder is er een volledig procuratieschema ingericht zodat bij de verwerking van de factuur in ProActive al is vastgelegd wie als budgetverantwoordelijke de kosten mag autoriseren.â€
Het OOZ heeft al hun leveranciers middels een mailing ervan op de hoogte gesteld dat het indienen van facturen uitsluitend nog mogelijk is via het digitale factuuradres van OOZ. En zoals alle heugelijke gebeurtenissen vierden zij de nieuwe stap met wat lekkers.