Financieel

Blog: Goed administreren kan je leren

Startende ondernemer? Een overzichtelijke administratie betekent meer dan factureren!

Goed administreren kan je leren

Blog Huseyin Yildiz, Debiteurnet,
Voor elke startende onderneming is het zoeken naar de beste manier om de administratie bij te houden. Sommige ondernemers doen het liever zelf, terwijl anderen liever iemand in dienst nemen of de gehele administratie uitbesteden. De administratie op orde houden, wordt sterk onderschat en er wordt vaak over het hoofd gezien dat alles voor een aantal jaren moet worden bijgehouden – voor jezelf en de onderneming, maar ook voor externen zoals de belastingdienst.

De basis van een onderneming

Startende ZZP’ers, freelancers en zaakvoerders kunnen wel eens vergeten dat de volledige bedrijfsvoering terugvalt op de administratie. Het vormt namelijk de basis voor elke onderneming. Een goed onderhouden administratie geeft inzicht in de kosten, de (te verwachten) omzet, het vermogen en de schulden. Kortom, de administratie geeft een beeld van de gehele bedrijfsvoering. Een onderneming zonder inzicht in de administratie is bovendien financieel stuurloos, je weet namelijk niet hoe je ervoor staat. Een goede ondernemer weet hoeveel klanten hij of zij heeft, hoeveel er daarvan nog moeten betalen, welke leveranciers nog betaald moeten worden, wat de verwachte omzet is, hoeveel geld er geïnvesteerd mag worden en hoeveel budget er is voor een marketingcampagne.

Beschik je over een overzichtelijke administratie? Dan heb je inzicht in hoe je bedrijf ervoor staat. Met deze info ben je in staat om doordachte besluiten te nemen, rendementen te optimaliseren en bedrijfsactiviteiten te verbeteren.

Administratie als basis voor risicobeheersing

Als beginnende ondernemer loop je risico’s en kan je op tegenslagen rekenen. Wellicht door gebrek aan ondernemerservaring of omdat het gewoon tegenzit. Er zijn nu eenmaal storingen in de markt waar je als ondernemer geen controle over hebt. Maar hoe klein de tegenslag ook is, het gevolg is telkens financieel terug te zien. Toenemende concurrentie, reputatieschade, ziekteverzuim binnen je bedrijf of een instabiele economie hebben gevolgen voor jouw bedrijf. De manier om een onderneming hiertegen te beschermen, is om risico’s tijdig en concreet weten in te schatten, om deze zo goed mogelijk te voorkomen.

Een risico of probleem voorkomen of onderzoeken, begint bij de administratie. Dit is ook de reden waarom je als startende ondernemer een ondernemingsplan maakt. Begin met een marktverkenning en maak een SWOT-analyse (breng risico’s en kansen in kaart). Zo kan je daarna een strategie maken om risico’s te vermijden, voorkomen en aan te pakken. Door bovendien deze risico’s duidelijk in kaart te hebben, kun je nagaan hoeveel kosten je mag verwachten en hoeveel winst je nodig hebt om rond te komen. Als je als ZZP’er bijvoorbeeld ziek wordt en daardoor een paar projecten moet weigeren, kun je op het eind van de maand wel eens moeilijk de eindjes aan elkaar knopen.

Het is essentieel om een duidelijk beeld te hebben van openstaande facturen en nauwkeurige berekeningen te maken om verliesgevende projecten te voorkomen. Wat als een project halverwege wordt gestopt en je het budget voor het project helemaal niet ontvangt? Of wat als blijkt er nog duizenden euro’s openstaan bij een klant? Een manier om jezelf hiertegen te beschermen is door een deel van het bedrag vooraf te factureren. Als je daarnaast merkt dat jouw bedrijfsvoering niet winstgevend genoeg is, keer je terug naar de administratie om op de hoogte te blijven van de inkomsten en uitgaven. En zoek uit wat de oorzaak is voor de lage winstgevendheid. Misschien is jouw tarief te laag of zit je met te veel medewerkers die niet genoeg bijdragen aan de winstgevendheid van jouw bedrijf. In risicovolle sectoren is een gezond financieel beleid nog belangrijker. Als je problemen hebt met het innen van openstaande facturen, kun je overwegen om een incassobureau of factoringmaatschappij in te schakelen.

Een strak administratiesysteem en een waterdicht bedrijfsplan dat goed werkt, geven je voldoende kennis en mogelijkheden om de organisatie zo vlot mogelijk te leiden en risico’s effectief te voorkomen.

Meer informatie over het maken van een ondernemersplan is hier te vinden.

De sleutel tot financiering

Ondernemers die op zoek zijn naar investeerders, kunnen ook baat hebben bij een overzichtelijke administratie. Door een inzichtelijk administratief systeem kunnen investeerders of geldverstrekkers een reëel beeld verkrijgen van de financiële situatie van je bedrijf. Investeerders willen namelijk weten of jouw bedrijf het goed doet en of het aan de financiële verplichtingen voldoet. Zorg dat je zelf toegang hebt tot de juiste financiële inzichten over je bedrijf en weet waarom bepaalde cijfers (kosten, omzet, winst) hoog of juist laag zijn.

Investeerders kunnen afhaken door een gebrek aan geüpdatete informatie. Een startup die enkel oude of onvolledige informatie beschikbaar stelt, zal niet snel gefinancierd worden. Investeerders willen zelf ook geen analyse uitvoeren omdat dit vaak te tijdrovend is. Als een onderneming een goed financieringsbeheer heeft en een real-time beeld van de administratie, wordt het al stukken makkelijker om met een investeerder in zee te gaan.

Kennis en inzicht in de administratie is een noodzakelijk onderdeel voor de gezondheid van jouw onderneming. Het leidt tot een succesvolle start en optimale groei, wat uiteindelijk ook investeerders en geldverstrekkers aantrekt. Pas wanneer de administratie op orde is, kun je je vol vertrouwen richten op de toekomst van jouw onderneming.
Zie de informatie in deze blog als motivator om je meer te verdiepen in de administratieve kant van jouw bedrijf. Met de juiste aanpak en tools is het eenvoudig professioneel en efficiënt te ondernemen. Want administreren kan je echt leren. En eenmaal geleerd is het nog leuk om te doen ook!

Meer weten, neem gerust contact met mij op via LinkedIn.

Hüseyin Yildiz
CEO Debiteurnet

Vorig bericht SentinelOne DataSet behaalt AWS Container Competency-status
Volgend artikel Amsterdam wil meedoen aan landelijk 'experiment gesloten coffeeshopketen'

Bestel nu de beste boeken over Ondernemerschap!

Via onze partner managementboek.nl

Nu op WijNoordHolland

INTERVIEW WIJBUSINESSNIEUWS

Als solopreneur heb je geen beperkingen