“Advocatenkantoren, accountants en andere zakelijke dienstverleners digitaliseren bestaande processen zonder goed te kijken naar de efficiency. Terwijl daar juist de meeste winst is te behalenâ€. Alex Middelburg van Beerepoot Automatisering uit Hoorn blijft zich verbazen. Hij ziet regelmatig dat bedrijven computers en software vernieuwen zonder dat ze de werkprocessen tegen het licht houden. “Ze gebruiken bijvoorbeeld meer dan tien verschillende boekhoudprogramma’s, waardoor ze alle gegevens tien keer moeten invoeren. Je kunt in zo’n situatie ICT vervangen wat je wilt, maar dan lopen de werkprocessen nog steeds niet optimaal.â€
Doorlichten processen
Beerepoot Automatisering begon rond de eeuwwisseling met het eenvoudige beheer en onderhoud van ICT-systemen. Na meer dan 25 jaar is het Hoornse bedrijf uitgegroeid tot een leverancier van zowel beheer als advisering. Alex Middelburg omschrijft dat van ‘passief & ad hoc’ naar ‘actief & meedenkend’.
Middelburg: “Ik denk dat wij de bedrijfskosten van elk advocaten- en accountantskantoor kunnen verlagen met minstens 15%.†Hij legt uit: “Dat heeft te maken met het doorlichten van de bedrijfsprocessen. Wij kijken altijd verder dan wat er aan hardware geïnstalleerd is. Juist ook op het gebruik van overbodige programma’s met vaak dure licenties geven wij actief advies.â€
Veiligheid is alles
Beerepoot Automatisering heeft veel West-Friese bedrijven als klant. “Nuchtere mensen, die soms de ICT-risico’s onderschatten.†Middelburg heeft een ludieke methode om zijn klanten duidelijk te maken wat de risico’s zijn van onvoldoende beveiligde ICT-systemen. Hij houdt bijeenkomsten en toont daar op onverwachte wijze deze risico’s aan. Op de website kun je altijd zien wanneer de volgende bijeenkomst is.
Ook wijst hij naar andere schakels in de sector, zoals de kabelbedrijven. “Deze categorie bedrijven zou meer kunnen doen door bijvoorbeeld van klanten te eisen dat ze veilige ICT-systemen gebruiken.â€
Persoonlijk contact
Middelburg vervolgt: “Veel zakelijke dienstverleners werken veelal in de cloud en kiezen voor beheer op afstand (in vaktermen ook wel ‘remote’).†Hij signaleert dat bedrijven hier langzaamaan van terugkomen. “Onze klanten hebben toch behoefte aan persoonlijk contact. Ze willen het probleem aan je uitleggen en vooral dat het direct wordt opgelost.†Daarom stuurt Beerepoot Automatisering het personeel nog regelmatig naar de werkvloer van de klant: “Op die manier houden we contact en begrijpen we onze klanten beterâ€.
ePrivacy Verordening
Ook vraagt het werken in de cloud om een aanscherping van de veiligheidseisen. Middelburg wijst daarvoor niet alleen naar de invoering van de AGV, maar ook naar nieuwe maatregelen zoals de komende ePrivacy Verordening. “De AGV is bij veel bedrijven nog niet goed ingeregeld of ze moeten ze door de nieuwe maatregel hun marketingprocessen alweer onder de loep nemen. Er zijn specifieke eisen voor het inzetten van e-mail, cookies en telemarketing. Wij adviseren onze klanten daar dan ook actief in.â€
De lokale overheid
Beerepoot Automatisering vindt dat de lokale overheid wel iets meer mag doen om het IT-netwerk te verbeteren. De mentaliteit van regionale politiek zorgt er namelijk voor dat het 5G netwerk voorlopig nog niet uitgerold zal worden in West-Friesland. Ook het glasvezelnetwerk wordt in de omgeving maar langzaam aangelegd waardoor bedrijven zelf geld moeten steken in particuliere initiatieven. Zo heeft zijn bedrijf anderhalve kilometer moeten graven om glasvezel aan te laten leggen.
Alex Middelburg:
“Heeft iemand een examen gehaald dan belonen we dat ook. Door deze incentives is de kennis van ons personeel up to date. Dat werkt goedâ€.
Interne opleidingen
Middelburg: “De snelheid van de technologische ontwikkelingen gaat razendsnel. Het voordeel is dat het beheer en onderhoud nog veel verder zal automatiseren. Het nadeel is dat ook wij kampen met personeelstekorten. Net als in de rest van de sector. Scholen en opleidingen kunnen de ontwikkelingen simpelweg niet meer bijbenen. Onze oplossing is om minstens 15% van de werktijd aan interne opleidingen en het behalen van certificaten te besteden.â€
Daarnaast zet Beerepoot Automatisering zijn personeel eerst in op het service-center. Dit bedrijfsonderdeel is de kweekvijver waar het nieuw personeel ervaring opdoet. Als dat goed gaat, laten ze de beste krachten doorgroeien naar het onderhoud. Is ook dat een succes dan mogen ze ‘projecten gaan trekken’.
Tot besluit
Alex Middelburg doet als afsluiter van dit interview nog een oproep aan de politiek: “Maak het goedkoper en flexibeler om studenten in dienst te nemen. Op die manier wordt het een stuk eenvoudiger om ze op te leiden. Dit zal positieve effecten hebben op de personeelstekorten in onze branche.â€