Het huidige aanvraagproces
Met name in de piekperiodes aan het begin en halverwege het schooljaar kan het een enorme klus zijn om alle inschrijvingen (handmatig) te managen. Dit proces was al gedeeltelijk geautomatiseerd, maar UvA had het idee dat het anno 2019 nog veel eenvoudiger moest kunnen. Tot voor kort verwerkte UvA inschrijvingen met Google Forms in combinatie met een koppeling tussen Google Sheets en de CRM-software Simplicate. Op deze manier kwamen inschrijvingen wel binnen, maar moesten gegevens als studierichting, interesses en leeftijd alsnog handmatig verwerkt worden binnen Simplicate.
Het vervolgens versturen van e-mails in de vorm van brochures gebeurde via het mailprogramma Mailchimp. Ook in het mailprogramma moesten alle gegevens weer opnieuw handmatig toegevoegd worden. Al met al erg omslachtig als je er even over nadenkt, zeker in deze tijd en voor zo’n grote, innovatieve organisatie.
Stap richting de toekomst in samenwerking met Specialist in Websites
Daarop besloot UvA de handen ineen te slaan met Specialist in Websites. Het proces van inschrijving is nu volledig geautomatiseerd en zodanig ingericht dat er met een handig ‘drag-and-drop’ systeem supersnel een koppeling gemaakt kan worden tussen inschrijvingen op de website en de CRM-software Simplicate. De juiste velden en gegevens worden automatisch aan elkaar gekoppeld en ingevuld.
Een bijkomend voordeel is dat er voor het versturen van de mailing geen tussenkomst meer nodig is van een ‘derde’ mailprogramma zoals Mailchimp. De e-mails met bevestiging of brochure worden nu direct na het invullen van de aanvraag verstuurd.
Ook is het mogelijk om de formulieren te exporteren naar hun eigen, door Specialist in Websites op maat gemaakte, dashboard. Dit creëert een mooi overzicht van de inschrijvingen, waardoor UvA nu sneller en gerichter analyses kan maken. Het resultaat kun je bekijken op de website van de UvA Academy.
Ben je ook op zoek naar een op maat gemaakte online automatisering, het structureren van bedrijfsprocessen of een andere specialistische op maat gemaakte oplossing? Neem contact op met Specialist in Websites om de mogelijkheden te bespreken!