De groei van een organisatie brengt uitdagingen met zich mee. Op welke manier houd je bijvoorbeeld grip op de inzet van je medewerkers? Hoe laat je hen bijhouden hoeveel uur zij aan projecten gewerkt hebben? Wie is binnen de organisatie verantwoordelijk voor het samenstellen van het werkrooster? Cruciaal bij zowel het tijdig opleveren van opdrachten, als ook bij het factureren van het juiste aantal uren aan de opdrachtgever. Waar het samenstellen van de personeelsplanning bij organisaties met twee of drie medewerkers vaak nog handmatig kan, wordt dat lastiger naarmate een organisatie groeit.
Planningsoftware voor personeel biedt de uitkomst. Deze slimme tools helpen je het werkrooster zoveel mogelijk geautomatiseerd samen te stellen, op basis van onder meer de beschikbaarheid van je medewerkers. In dit artikel lees je meer over deze moderne software.
Efficiënt een rooster maken voor de werkweek
Medewerkers hebben toegang tot een eigen online omgeving, bijvoorbeeld via een app op hun telefoon, waar zij hun beschikbaarheid aan het begin van een nieuwe periode door kunnen geven. Deze data is real-time inzichtelijk voor de personeelsplanner; er hoeft niet langer gewerkt te worden met losse e-mails over vakanties en ziekteverlof. Een rooster maken wordt vervolgens heel eenvoudig; verdeel de beschikbare medewerkers over de verschillende diensten. Het is altijd mogelijk om wijzigingen door te voeren in het rooster. Dat kost weinig tijd; maak gebruik van een slim drag-n-drop systeem. Het laat je direct het effect van de wijziging in de personeelsplanning zien. Middels flexteams is het mogelijk te faciliteren in de uitwisseling van medewerkers.
Zorg dat je binnen de gestelde budgetten blijft
Door met een dergelijke slimme tool te werken bij het samenstellen van het werkrooster word je in staat gesteld grip te houden op de personeelskosten. Zeker wanneer met strakke budgetten gewerkt wordt is dit belangrijk. Met een tool voor personeelsplanning heb je inzicht in de loonkosten en toeslagen; niet achteraf, maar al bij het plannen van het personeel. Daarbij biedt de tool inzicht in het percentage van de loonkosten ten opzichte van de verwachte omzet. Is de huidige indeling van het personeel een rendabele optie?
Vanzelfsprekend zijn dergelijke zaken eenvoudig vast te leggen in uitgebreide en automatisch gegenereerde rapportages binnen de tool, welke periodiek met het management van de organisatie gedeeld kunnen worden. Ook zij wensen immers inzicht in de loonkosten en de op basis daarvan verwachte omzet in de komende periode.